MILAN VALDEN milan.valden@nkp.cz
Souhlasíte s tím, že akvizice je něco jako srdce každé knihovny?
Olga Zeinertová (OZ): Jak napovídá ChatGPT: Akviziční procesy jsou klíčové pro udržení dynamické a relevantní knihovní sbírky, která může efektivně sloužit potřebám svých uživatelů. Nezbývá než souhlasit. Ovšem já za tu dlouhou dobu, co pracuji v NK, vidím za akvizičními procesy hlavně kolegyně a kolegy a jejich každodenní práci. Ano, tihle lidé a jejich práce jsou srdcem naší knihovny. Je to práce zajímavá a variabilní, která vyžaduje kombinaci odborných znalostí, praktických dovedností a schopnosti adaptovat se na nové technologie a trendy v knihovnictví.
Martin Žížala (MŽ): Souhlasím. S tím, co akvizice získá do fondu, totiž pracují všechna ostatní oddělení. Jsme na začátku tzv. linky zpracování a zajišťujeme neustálý přísun dokumentů. Zároveň jsme spojnicí mezi knihovnou a nakladatelskou obcí, komunikujeme s nakladateli a autory, sledujeme knižní trh a podílíme se na tvorbě statistik pro Svaz českých knihkupců a nakladatelů.
Mohlo by se zdát, že akvizice NK má práci poněkud zjednodušenou tím, že dokumenty se do ní dostávají především jako povinné výtisky. Ale jenom touto cestou to samozřejmě není, protože se doplňují i další dokumenty. Mohla byste prosím objasnit, co vše tedy projde vaším oddělením?
OZ: NK má tu výsadu a zároveň povinnost budovat konzervační fondy a doplňovat je bohemikálními dokumenty co nejúplněji včetně starších vrstev sbírek. Pro naše oddělení, resp. kolegy pověřené retrospektivním doplňováním, to znamená průběžně prověřovat starší vrstvu (19. a 20. století) a zároveň vytvářet bázi deziderat. Hlavní hledisko pro zařazení do fondů je v tomto případě odpověď na otázku, zda dokument máme, či nemáme.
Soudobé dokumenty v co největší úplnosti doplňujeme povinnými výtisky, které jsou nakladatelé povinni podle zákona č. 37/1995 Sb., o neperiodických publikacích odevzdávat NK ve dvou exemplářích. Nejde jen o monografie, ale také o speciální tištěné a netištěné dokumenty, jako jsou plakáty, kartografické dokumenty, hudebniny, pohlednice, grafika, zvukové a elektronické dokumenty na pevném nosiči. Povinnost odevzdávat elektronický povinný výtisk zatím není uzákoněna, ale počítáme s tím, že novela zá-kona, která toto řeší, začne platit od 1. 1. 2025. Pro potřeby studoven, příručních knihoven a plánovaného volného výběru dokupujeme v úzké spolupráci s odborem služeb další exempláře především profilových monografií, v menší míře i kartografické dokumenty, hudebniny či grafiku. Nesmím zapomenout na knižní dary a interní zdroje, které jsou také bohatým zdrojem doplňování dokumentů.
Můžete doplnit i nějaká konkrétní čísla přírůstků za rok 2023?
OZ: Možná to bude zajímavější v porovnání s předchozími roky. Loni totiž došlo k překvapivému a celkem výraznému poklesu, který si vysvětlujeme snížením nakladatelské produkce, protože my už jsme pracovali v běžném provozu. V poměrně obtížném roce 2021, kdy ještě dobíhala proticovidová opatření, zároveň se celé oddělení stěhovalo z Klementina do Hostivaře a několik kolegů odešlo, jsme měli celkový roční přírůstek všech dokumentů 42 090 knihovních jednotek (k. j.); roční přírůstek monografií přijatých povinným výtiskem byl 14 134 titulů. V následujícím roce 2022, kdy už do provozu nezasahovala opatření proti covidu, jsme celkově zpracovali 51 471 k. j. a 18 319 titulů monografií přijatých povinným výtiskem podle pravidel UNESCO. Ovšem v následujícím roce 2023 jsme zaznamenali neočekávaný pokles přijatých a zpracovaných monografií: bylo jich 15 025. Snížil se i počet všech zpracovaných dokumentů na 44 148 k. j.
Co všechno má na starosti vaše oddělení, kolik v něm pracuje lidí a co se děje s dokumenty dál, než se dostanou ke čtenářům?
OZ: V ODDD momentálně pracuje 17 lidí, od srpna se k nám přidal další nadějný kolega, v oddělení je tedy zaměstnáno 44 % mužů, to je na tak feminizovaný obor vysoký počet. První vlaštovkou v dosud čistě ženském kolektivu byl v roce 2011 právě Martin Žížala, který po mně od července převzal jeho vedení. Cíleně jsem se snažila za ty roky vytvořit smíšený kolektiv, který považuji za zajímavější, podnětnější a také praktičtější. Pomoc při manipulaci s těžkými bednami a vozíky je vždy vítaná!
Především získáváme dokumenty povinným výtiskem, nákupem a darem. V souladu s ekonomickými předpisy čerpáme rozpočet na nákup dokumentů, pracujeme s objednávkami a fakturami, vedeme knihu faktur. Nově získaným dokumentům přidělujeme přírůstková čísla, adjustujeme je, vytváříme akviziční záznamy podle mezinárodních pravidel RDA. Také vedeme přírůstkové seznamy podle vyhlášky č. 88/2002 Sb., § 4 a § 5. V závěru každého roku dostáváme od revizního oddělení seznam úbytků, který archivujeme a zapisujeme do knihy úbytků, již vedeme podle § 6 výše uvedené vyhlášky. Součástí naší práce je také výkaznictví. Pro celostátní statistické výkaznictví zpracováváme roční výkaz o neperiodických publikacích na základě povinných výtisků zaslaných v daném roce s vročením daného roku a dvou roků zpět. Ten pak zasíláme na Ministerstvo kultury (MK). Někteří kolegové skenují obálky a obsahy knih, což pomáhá při vyhledávání v databázích. Spolupracujeme s Českou národní agenturou ISBN, kde kontrolují správnost přidělení ISBN.
Po akvizičním zpracování pak předáváme většinu dokumentů do oddělení jmenného zpracování, odtud pokračují do oddělení věcného zpracování a pak již opatřené mezinárodně uznávaným bibliografickým záznamem si je převezme oddělení organizace fondů, kde jsou jim přiděleny signatury a mohou být umístěny ve skladech nebo na policích ve studovnách či v příručních knihovnách, kde jsou k dispozici uživatelům. Takto vypadá zjednodušeně cesta dokumentů tzv. linkou zpracování.
Oddělení jste řídila třináct let. Co podstatného se za tu dobu změnilo pracovně, lidsky, ale také třeba tím, že se několikrát stěhovalo?
OZ: Rozhodně se změnil způsob nakupování a rozdělení rozpočtu. Při nákupu je samozřejmé dojednávat slevy a rozpočet je rozdělen mezi retrospektivní doplňování a nákup soudobých dokumentů. V roce 2015 se změnila mezinárodní katalogizační pravidla, pracujeme nyní podle pravidel RDA. Když kolegyně, které přijímaly povinný výtisk, odešly do důchodu, změnila se také úsilím nových pracovníků organizace práce v tomto referátu. Využíváme nový způsob pomocné evidence dodaných a nedodaných povinných výtisků a urgencí. Urgujeme systematicky, po druhé urgenci posíláme nakladateli písemnou tzv. ředitelskou upomínku, na kterou nakladatelé pozitivně reagují a dodávají chybějící povinné výtisky. V referátu zpracování kolegové dokáží velmi efektivně popsat povinné výtisky, takže se zkrátila doba od přijetí po předání akvizičně zpracovaného dokumentu na minimum. To potom pozitivně ovlivňuje úroveň záznamů např. v souborném katalogu, protože se tam dříve dostanou bibliografické záznamy NK.
Ve spolupráci s Odborem správy fondů řešíme otázku, které dokumenty dodané povinným výtiskem zařazovat, a které ne. Zatím vznikla ve spolupráci s dalšími knihovnami s právem povinného výtisku typologie dokumentů, které doporučujeme nezařazovat do fondů. Ovšem cílem je po jednání s ministerstvem kultury vytvořit závazný metodický pokyn, kterým by každá knihovna mohla argumentovat při případných sporech s nakladateli.
V personální oblasti došlo postupně k mnoha změnám. V současné době je kolektiv výrazně omlazen, pracuje tu osm mužů a deset žen. Z doby, kdy jsem začala pracovat v knihovně, už jsme jen dvě, jinak se oddělení kompletně obměnilo. Většinu pracovníků jsem přijímala. Přesně to spočítáno nemám, ale za těch 13 let odešlo přes dvacet lidí… Jen za roky 2021 až 2024 jich postupně odešlo asi deset, jedna kolegyně se stala maminkou a je na rodičovské dovolené. Důvody k odchodu byly různé. Někteří už nezvládali dojíždění do Hostivaře, někdo si našel jiné místo, někdo odešel z rodinných důvodů, někdo do důchodu. Docházelo ke změnám v agendách, ke změnám v rozvržení pracovní doby i ke změnám úvazků. Bohužel také ke změnám v systemizaci, většinou nám něco ubylo nebo bylo zmrazeno.
Vždycky mi záleželo na tom, aby v oddělení pracovali lidé, kteří jsou schopní se domluvit a spolupracovat. Kladla jsem důraz na přátelskou pracovní atmosféru, důvěru a slušnost. Vzhledem ke své práci v odborové organizaci jsem mohla kolegy zasvěceně informovat o důležitém dění v knihovně, aby nevznikalo nedorozumění a zbytečné dohady.
Určitě by se našly chyby, kterých jsem se dopustila, určitě jsem nebyla dokonalá a můj způsob řízení nemusel vyhovovat všem, ale to je, myslím, normální…
Jak jste se vlastně dostala k práci v NK, jak dlouho zde pracujete a čím vším jste se zabývala?
OZ: Vystudovala jsem původně PF UK, obor český jazyk – základy společenských věd. Učila jsem ale už od 18 let jako čerstvá maturantka. Po mateřské dovolené jsem v roce 1997 opět nastoupila do školy. Vše bylo hodně jinak, měla jsem malé, často nemocné děti, někdy to bylo o nervy. Po několika letech jsem se z mnoha důvodů rozhodla, že změním profesi a vystoupím z toho neměnného kruhu školního roku a velkých prázdnin, které jsem si nedokázala užít. Proto jsem v srpnu 2002 po velkých povodních dala ve škole výpověď a šťastnou shodou okolností jsem zakotvila od 1. 11. v NK, která se právě vzpamatovávala po závažném zasažení povodněmi. Začala jsem pracovat v domácí akvizici v retrospektivním doplňování, posléze jsem absolvovala rekvalifikační knihovnický kurz a postupně jsem poznávala nový obor. V lednu 2011 jsem byla pověřena nakupováním pro soudobé fondy a v červnu v roce 2011 jsem se odvážila, povzbuzována některými kolegyněmi, zúčastnit výběrového řízení na místo vedoucí našeho oddělení. Povedlo se a od 1. 7. 2011 jsem pak poznávala, co obnáší ocitnout se na pozici mezi podřízenými a nadřízenými, zabývat se širokým spektrem činností od kontroly čerpání rozpočtu po přijímání nových zaměstnanců a zároveň téměř denně reagovat na nové úkoly, pokyny, dotazy apod. Byla to výzva a já jsem ji ráda přijala.
Dokončení příště
